PowerPoint (Phần 1): Kĩ năng cơ bản

Trong thời điểm hiện nay, bộ Microsoft Office và nhất là Power Point giống như kĩ năng đánh máy, ai cũng cần phải biết để đi làm. Tuy nhiên, Power Point có vẻ bị lạm dụng khá tràn lan, đến mức khiến ta khó chịu vì nhiều người làm Power Point rất tệ, cả về hình thức lẫn nội dung. Kết quả là người nghe không có ấn tượng về nội dung được trình bày.

Trong 6 năm học dược và nhiều lần đi phỏng vấn phải thuyết trình, và xem nhiều người khác thuyết trình, mình đúc kết được kinh nghiệm về Power Point. Hiện nay đi làm, các anh chị trong công ty cũng rất thích slide của mình và thường hay nhờ tư vấn. Hi vọng các bạn tìm được thông tin bổ ích giúp slide bắt mắt và hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin.

Power Point trong các ngành khoa học khác nhiều so với thuyết trình về kinh doanh

Trong các business presentation, người thuyết trình là trọng điểm, slide nhiều phần chỉ có vài gạch đầu dòng để nhắc họ nội dung cần present, vì người nghe khó có thể vừa đọc nội dung trên slide, vừa chăm chú lắng nghe được. Có thể slide đi kèm biểu đồ, thống kê, doanh số, v.v.

Ngược lại, trong các ngành khoa học y tế, slide thường chứa nhiều nội dung hơn, kín chữ và số liệu hơn, và một khi đưa ra biểu đồ thông số gì phải cung cấp thông tin chi tiết và dẫn nguồn rõ ràng vì những người dự toàn là nhà khoa học, bác sĩ, tiến sĩ. Ở loạt bài này, mình chia sẻ kinh nghiệm tạo một bài thuyết trình hiệu quả trên Power Point cho các ngành y tế, khoa học. Phần 1 sẽ chú trọng vào hình thức trình bày sao cho bắt mắt và hiệu quả.

Outline- Presentation phải có logic

Trước khi bắt đầu, hãy vạch ra một outline/khung sườn của bài thuyết trình. Bạn muốn bắt đầu từ đầu, đi đến ý chính nào, và cuối cùng người nghe sẽ nhớ những điểm key takeaway nào từ bạn. Sau khi vào đề, có một slide outline gần như là bắt buộc. Đối với các ngành khoa học, bạn còn có thể có một slide Objectives để liệt kê mục tiêu của bài thuyết trình này đối với người xem. Hãy sử dụng động từ chắc chắn, dễ hiểu trong Objective của mình, ví dụ như:

  • Review data related to….
  • Examine the difference between…
  • At the end of this presentation, the attendees will understand…

Giữa mỗi phần khác nhau, bạn có thể có một slide divider cùng tựa đề, hay lặp lại agenda và highlight phần sẽ đề cập như ví dụ dưới. Đây giống như một tấm bảng dẫn đường, giúp cho người dự theo dõi và có cái nhìn khái quát khi bạn dẫn dắt họ cụ thể qua từng phần.

screen-shot-2017-01-20-at-9-57-17-pm

screen-shot-2017-01-20-at-9-58-01-pm
Color scheme: Các màu an toàn nên dùng
  • Background slide màu xanh dương đậm, font chữ màu vàng hoặc trắng. Đây là loại background thường hay dùng bởi các bác sĩ, dược sĩ khi thuyết trình trong các chương trình ở bệnh viện, như ví dụ trên. Nhiều người thậm chí có thể khó chịu nếu bạn không dùng color scheme này.
  • Background trắng, chữ đen/xám đậm. Nếu muốn hiện đại hơn, và biết bài không đòi hỏi màu nhất định, bạn có thể chon scheme này. Lí do người ta khuyên dùng background đậm thay vì background trắng là vì đôi khi máy chiếu (projector) màu không chuẩn hay quá chói, khiến cái background trắng loá đập vào mắt người xem. Thật ra lâu rồi mình không thấy vấn đề này vì projector bây giờ tốt. Miễn là font chữ của bạn phải đủ đậm để đọc được. Tránh các màu nhàn nhạt pastel.

Screen Shot 2017-01-20 at 10.02.54 PM.png

Font: When in doubt, use Arial.

Sau khi học một khoá graphic design, điều quan trọng nhất mình nhớ: font chữ an toàn nhất là Helvetica. Người ta có làm cả bộ phim về Helvetica luôn ấy. Nếu Power Point không có font chữ này, thì Arial là gần với nó nhất. Khi bạn phân vân không biết dùng gì, thì dùng Arial là an tâm. Font chữ như Arial gọi là “san serif“, nghĩa là không có các dấu vạch nhỏ. Font san serif khi lên presentation hay trang web sẽ dễ nhìn hơn. Ngược lại, font serif hay được chuộng cho các văn bản in vì nó giúp người đọc dễ theo dõi hơn.

Font to bao nhiêu là đủ? Tuỳ vào nội dung của bạn nhiều hay ít. Có thể bạn nghe luật là slide đừng có hơn 5 bullet points. Nhưng thuyết trình khoa học thường có rất nhiều nội dung, nên quy tắc đó không áp dụng. Theo mình, font 24pt là dễ đọc. 20pt cũng ok, nhưng nhỏ dưới 16-18pt là rất khó đọc, nhất là từ xa. Còn font của phần dẫn nguồn ở cuối slide (reference/citation) thì chừng 10-12pt là được, chủ yếu cho có theo nguyên tắc.

serif-san-serifsan-serif-explain

Slide Master: Sửa theme theo ý muốn

Bạn nào chưa biết chức năng Slide Master của Power Point là thiệt thòi vô cùng! Mình ít khi dùng theme có sẵn từ chương trình. Mình hay sửa chỗ này tí, chỗ kia tí cho có điểm nhấn riêng để khác với hàng chục bạn sinh viên khác, hoặc để tạo khoảng trống trong slide cho hình và chữ.

slide-master
Tab Slide Master cho bạn khả năng chỉnh sửa đồng loạt mà không phải làm từng slide

Những điều cân nhắc khi dùng Slide Master:

  • Sửa các yếu tố như font size, khoảng cách giữa các hàng, hay tựa đề (slide title) to bao nhiêu, màu gì. Nếu đã sửa trong này thì tất cả các slide sẽ được định dạng theo, không cần mỗi slide mới bạn phải sửa lại
  • Có thể dùng slide mẫu và chỉnh sửa một tí theo ý muốn. Nhiều khi slide mẫu có vạch màu trên và dưới slide, nếu không thấy cần thiết có thể mình sẽ xoá bớt vạch dưới chân slide để nhìn rộng rãi hơn.
  • Dùng Slide Master để tạo branding. Nếu có footnote, tên mình, hay disclaimer bạn muốn để trên tất cả các slide như “Snow White, Disney University, 2016” thì chỉ cần để 1 lần trên slide master nó sẽ áp dụng cho tất cả các slide, đứng ở một vị trí cố định. Nếu dùng đúng, slide master cũng giúp đánh số (numbering) slide tự động, tránh việc mỗi slide số trang nhảy một chỗ.

Trong bài sau, mình sẽ bàn về các tips nâng cao, khiến presentation nổi bật so với người khác. Stay tuned!

Nếu các bạn có câu hỏi thì comment dưới hoặc Facebook Page của trang. Nếu có đăng lại bài, xin vui lòng dẫn nguồn tên mình và địa chỉ của trang. Cảm ơn mọi người đã theo dõi!

-Ngọc Bích, PharmD, RPh

Photo credit: Font explainedSerif vs san serif

Advertisements

One thought on “PowerPoint (Phần 1): Kĩ năng cơ bản

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s