PowerPoint (Phần 2): Tiểu tiết ấn tượng, nên và không nên

Trong PowerPoint (Phần 1): Kĩ năng cơ bản, mình hướng dẫn những kĩ năng để bắt đầu như tạo mạch presentation, chọn màu, font cho hợp lý khi thuyết trình khoa học, và dùng Slide Master function hiệu quả. Trong phần này, mình đưa ra nhiều tips nâng cao hơn một chút để giúp tạo sự khác biệt cho presentation của bạn.

Những tiểu tiết làm nên ấn tượng

Các yếu tố xuyên suốt phải cố định: bao gồm tựa đề, số slide, hay table xuất hiện trên nhiều slide, nếu đã xuất hiện liên tục thì phải “line up” với nhau ngay hàng thẳng lối. Làm sao mà khi bạn chạy một loạt từ slide này qua slide khác thì yếu tố cố định đó đứng một chỗ, chứ đừng có xộc xệch tới lui.

Làm thế nào để đảm bảo thẳng hàng? Copy & paste từ slide này qua slide khác thì vị trí sẽ không đổi. Có thể chọn object, dùng phím Ctrl+C, rồi chạy sang slide khác Ctrl +V thì nó sẽ nằm cùng một vị trí. Kĩ hơn nữa bạn có thể kẻ một đường kẻ để nhắm, giống như canh cây thước. Rồi copy & paste y như vậy cái đường kẻ đó sang các slide các và canh bố cục theo thước đo đó.

Nếu muốn nhấn mạnh kết luận, bạn có thể đặt nó vào một cái box. Có thể box trắng, viền đen. Hoặc box màu đậm không viền, chữ nổi màu trắng. Hay box màu nhạt không viền, chữ đậm. Nếu so sánh 2 thứ, hãy để side-by-side, ngăn bằng một vạch đứng. Nếu nội dung có thể được hình dung tốt hơn bằng Table thì nên tạo Table chứ đừng viết chữ dài dằng dặc.

Hãy sáng tạo một tí trong việc trình bày, đặc biệt là cho những presentation có chủ đề sáng tạo. Không phải cái gì cũng để text rồi đứng đó đọc. Phải tìm nhiều cách tạo ấn tượng, để người dự nhìn vào là hiểu ngay bạn muốn truyền đạt cái gì. Bạn có thể tạo hình khối tổ ong, các hình tròn liên kết, cây gia phả, v.v và một số infographic đơn giản khác.

Dùng Hyperlink để dẫn bài phong phú hơn

Power Point có điểm yếu là “linear”, tức là chỉ có lối dẫn là một đường thẳng. Tuy nhiên, điểm này có thể khắc phục, và làm phong phú hơn bằng cách kết nối các trang lại bằng một trang dẫn giống Menu, và trên các trang sau sẽ có đường dẫn ngược về Menu.

Hyperlink cho  bạn nhiều lựa chọn. Mình thường hay dùng link đến “Place in This Document”, nghĩa là khi click vào, nó sẽ nhảy đến trang mà bạn muốn đến. Link ra “Existing File or Web Page” cũng có thể giúp bạn đi ngay đến trang web liên quan đến bài thuyết trình của mình. Chức năng Hyperlink có thể không hiệu quả lắm khi present, nhưng khi làm report dài, nó là một công cụ rất hữu dụng để giúp report của bạn organized hơn, có Table of Content dẫn đến từng phần để người đọc có thể nhanh chóng tìm thông tin.

hyper_slide_select
Hyperlink function
Nên- giúp presentation nổi bật 
  • Đừng chỉ gạch đầu dòng (bullet points), chán lắm.Những chỗ cần nhấn mạnh, có thể Bold và đổi màu chữ (như mình hay bold trong bài viết). Tuy nhiên có lần mình bị professor nhắc là không nên, vì có vẻ như mình chú ý vào một số điểm mà bỏ quên một số điểm khác. Thầy nói vậy là vì trong ngành y tế, mình phải luôn luôn đưa thông tin một cách cân bằng, trung thực, ví dụ như không được nhấn mạnh khiến người nghe hiểu nhầm là thuốc quá tốt và ít tác dụng phụ chẳng hạn. Vì vậy điểm này tuỳ bạn xem xét.
  • Các hình khối có thể dùng một màu hay gradient đơn giản. Gradient ở đây ví dụ như box màu xanh dương đậm, chuyển từ từ thành màu xanh đậm hơn, có lẫn xám. Nhìn sẽ nổi và có chiều sâu hơn. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay cũng bao gồm màu khối (solid color hay flat color như hình dưới), có người bảo gradient hơi xưa. Thôi thì tuỳ sở thích, miễn đừng sến súa.

Screen Shot 2017-07-05 at 12.23.05 AM.png

  • Eye dropper tool: Để có được màu chính xác như ý muốn, bạn có thể lưu ý code màu và dùng theo như hình trên, hoặc dùng code RGB như hình dưới để pha trong mục “More Fill Colors”. Đây cũng là tip có ích khi áp dụng cho web design đơn giản như blog của mình. Và nếu bạn chưa nghe đến Eye dropper tool thì hãy dùng ngay và luôn. Nó vô cùng dễ sử dụng với hiệu quả cao, giúp ta match màu giống với cái mình muốn khi trong bảng màu định sẵn của PowerPoint không theo yêu cầu của mình, và khi không biết code màu.

Eye dropper.png

  • Animation chỉ nên dùng khi nó giúp ích cho việc thuyết trình. Mình khuyên dùng khi bạn có nhiều thông tin trên slide, thì nửa đầu có thể cho xuất hiện sẵn, nửa sau sẽ hiện ra khi nào nói tới khúc đó. Animation ở đây sẽ giúp nội dung không bị loãng khi một đống xuất hiện cùng lúc, và giúp người nghe chú ý vào từng phần bạn nói chứ không bận đọc hết những gì bạn ghi. Đừng dùng Animation không có mục đích, dùng cho vui! Và tránh những animation xoay vòng vòng, chạy mệt mỏi, hay bay từ bên trái bên phải búa xua.
  • Font style & size: chỉ nên dùng 2-3 font type, như để phân biệt title các với body text. Font size có thể có 2-3 size, những ý chính thì to hơn, sub-bullet ý phụ thì nhỏ hơn. Hãy dùng có chủ đích, đừng lạm dụng nhiều kiểu và size một cách vô nghĩa.
Những điều cần bỏ ngay!
  • Đừng đổ bóng chữ hay bóng hình khối. Bóng nhè nhẹ drop shadow thì được, chứ bóng dài, bóng chân dở lắm
  • Đừng dùng gradient hai ba màu như 7 sắc cầu vồng cho các hình khối. Xưa lắm rồi
  • Đừng nhồi nhét chữ chi chít đọc không nổi. Nhưng chữ quá ít, font to đùng chỉ 3 dòng là hết slide cũng chứng tỏ sự phí phạm “đất đai” (estate) trên slide
  • Đừng dùng hình Clip Art xưa như trái đất. Nên dùng hình minh hoạ có background tiệp với màu của slide để nhìn bớt vụng. Tốt nhất nên search và dùng hình “Vector graphic” (.svg) vì để lên background nào cũng đuợc. Và nếu dùng hình trên internet nhớ cho credit đàng hoàng
  • Tuyệt đối không cho Animation chạy liên miên hết chỗ này đến chỗ khác, mỗi trang mỗt kiểu. Khi chuyển trang không cần dùng Animation!

Hi vọng mọi người có thể áp dụng vài kinh nghiệm trên cho bài thuyết trình hấp dẫn và hiệu quả hơn. Mình chỉ gợi ý chứ không hướng dẫn cụ thể vì tất cả những công cụ đã nêu có thể được tìm thấy tutorial cặn kẽ trên mạng nhé.

Trong bài sau, mình sẽ bàn về nội dung của presentation, làm thế nào tìm hiểu thông tin cho một bài thuyết trình khoa học, cùng những tips hữu dụng trong ngày thuyết trình.

Nếu các bạn có câu hỏi thì comment dưới hoặc Facebook Page của trang. Nếu có đăng lại bài, xin vui lòng dẫn nguồn tên mình và địa chỉ của trang. Cảm ơn mọi người đã theo dõi!

-Ngọc Bích, PharmD, RPh

Photo credit: Hyperlink, Flat colorsExample 1Example 2Example 3

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s